Les archives municipales

Les documents de plus de trente ans sont, en règle générale, librement communicables. Toutefois, afin de protéger la vie privée et/ou la sûreté de l’Etat, des délais spéciaux ont été instaurés : 100 ans pour l’état civil et les actes notariés, 150 ans pour les documents contenant des informations de nature médicale … (cf. Code du Patrimoine).
Des dérogations sont possibles, après accord de la Direction des Archives de France.
 
Il faut noter que quelques documents, comme les délibérations du Conseil municipal et les budgets, sont immédiatement communicables.
 
Certaines pièces, en raison de leur mauvais état de conservation, ne peuvent être consultées. Elles sont progressivement numérisées afin de les remettre à disposition des lecteurs sur des supports de substitution

Reproduction des documents

Les photocopies à titre onéreux sont autorisées, à condition que les documents ne soient pas reliés, en mauvais état ou soumis à dérogation.
Le lecteur a également la possibilité de prendre des photographies, sans flash, après autorisation.

Aide à la recherche

Le personnel des Archives est à la disposition des lecteurs pour les accueillir et les orienter dans leurs recherches. En revanche, il ne peut se substituer à eux pour effectuer les recherches à leur place.
Il répond également aux demandes par correspondance à la condition qu’elles soient claires et précises et qu’elles ne s’effectuent pas au détriment des missions du service.

Afin de sensibiliser le public à son histoire, le service Archives réalise des expositions. Il participe régulièrement aux actions culturelles menées sur le territoire.
Des activités destinées principalement au jeune public sont également proposées à la demande : service éducatif pour les scolaires, travail sur un sujet à travers des documents d’archives, à la découverte des archives, …

« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité.
La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».
(article L211-1 du Code du patrimoine)
 
Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables. 

Un service d’archives conserve tous les documents papier mais également les photographies, objets, affiches, plans, documents numériques, … qui sont produits ou reçu par l’administration municipale, les organismes municipaux ainsi que toutes les archives privées qui peuvent venir agrémenter son fonds.

On distingue trois périodes historiques pour les documents d’archives. Le classement mis en place aux Archives municipales suit la réglementation de la Direction des Archives de France.

Fonds ancien : documents antérieurs à 1790

Ils sont répartis en 9 séries thématiques allant de AA à II.
La plus grande partie des documents conservés s’étend sur une période allant du XVe au XVIIIe siècle. Ils permettent d’étudier les relations entre la ville et les ducs de Bourgogne, ainsi qu’avec le pouvoir royal, mais aussi l’activité économique (foires de Chalon, corporations de métiers) et religieuse.
Parmi les documents, on peut citer les registres de délibérations du Conseil municipal (série BB) depuis 1482, les registres paroissiaux (série GG) depuis le XVIIe siècle, des registres de comptes, les privilèges et franchises, des plans de bâtiments…
Le plus ancien document date de 1221 : il s’agit d’un vidimus de l’official de Chalon.
Ce fonds représente environ 22 m linéaires. 

   

Fonds moderne (1790-1940)

Il s’agit des documents s’étendant de la période révolutionnaire au régime de Vichy. Répartis au sein de 18 séries thématiques (séries A à S), ils contribuent à améliorer la connaissance des fonctions municipales et leur évolution dans le temps.
On retrouve les délibérations du Conseil municipal (sous-série 1D), les registres d’état civil (série E), mais aussi des documents concernant les affaires militaires, les contributions, les édifices communaux ou encore l’aide sociale avec le bureau de bienfaisance.
Ce fonds représente environ 84 m linéaires.
 
 
 

  
  
 

Fonds contemporain (depuis 1940)

Il est composé de tous les documents versés par les différents services de la mairie et s’accroît régulièrement. Le classement n’est plus thématique : il suit l’ordre chronologique des versements (série W).
C’est une source essentielle pour comprendre notamment l’évolution de l’urbanisme à Chalon-sur-Saône, du fonctionnement des institutions municipales, des manifestations culturelles et sociales, …
 
 
 

Fonds privés

Les Archives municipales peuvent également recueillir des archives privées sous forme de dons, dépôts, legs, ... Ces documents, qui concernent des particuliers, des entreprises, associations ou syndicats, viennent compléter les archives administratives de la ville. Ils sont cotés en série S.
Parmi les fonds dignes d’intérêt, nous pouvons mentionner le fonds du marquis de Foudras (XIVe – XVIIIe siècles), le fonds Nicolas Gros (1552-1939), le fonds de la Sucrerie (1930-1982), le fonds Neyrat ou encore le fonds Bonnamour qui contient des cartes postales et photographies de Chalon entre 1905 et 1911.
 
 

La bibliothèque administrative et historique

Les Archives municipales de Chalon conservent les Journaux Officiels dont une grande partie est consultable sur microfiches.
Elles mettent à la disposition des lecteurs de nombreux ouvrages sur l’histoire en général et plus particulièrement sur celle de la Ville de Chalon-sur-Saône.

Le service Archives peut recevoir des fonds privés venus d’entreprises, d’associations ou de particuliers.
Cette partie du travail est importante pour un service Archives afin d’enrichir ses fonds et ainsi d’offrir plus de matières pour le travail des chercheurs.
 
Les dons fais au service ainsi que les campagnes de recueil de témoignages entreprisent par le service sur certains sujets comme la « La vie pendant la seconde Guerre mondiale » ou encore « la vie dans des entreprises chalonnaises au XIX^ème et XX^ème siècle » en sont quelques uns des exemples concrets.