Organiser une manifestation

Comment organiser une manifestation à Chalon-sur-Saône

Les manifestations font partie intégrale du patrimoine culturel de chaque commune française car elles participent à sa promotion et concourent au maintien du lien social ; pour autant, des règles s’imposent afin de garantir le bon déroulement de celles-ci tout en assurant le bon ordre, la sûreté et la salubrité publique.

Toute manifestation programmée sur l’espace public chalonnais ou dans un équipement municipal et accueillant du public, qu’elle soit récréative, culturelle, sociale, sportive ou commerciale, organisée par une association, une personne privée, une entreprise ou par les services de la Ville doit être autorisée par Monsieur le Maire.

Elle doit faire l’objet d’une demande,  avec une liste précise de tous les besoins (autorisation d’occupation de l’espace public, demande de matériel : tables, chaises, bancs, mais aussi tentes, électricité, containers, point d’eau, plantes…, demande temporaire de débit de boissons, plan de communication etc.).

Cette demande est à adresser, au minimum 1 mois et demi avant la date de l’événement, par courrier à l’adresse suivante :

ou avec le formulaire de demande d’organisation d’une manifestation.

Chaque demande de manifestation fait l’objet d’une instruction par les services de la Ville et est présentée à la Commission des Manifestations qui se réunit chaque semaine. Cette instance est composée d’élus et des services techniques compétents pour statuer sur les conditions matérielles requises à son bon déroulement. Une réponse est faite soit par mail soit par courrier à chaque organisateur.

En cas d'annulation de la manifestation après l'envoi du formulaire, merci de nous en informer au 03 85 90 86 75.

Particularités : 

• Pour l’organisation de brocantes, puces, ventes sur le domaine public ou dans une salle municipale, il convient de remplir le formulaire de déclaration de vente au déballage et l’adresser par lettre recommandée avec accusé de réception 15 jours minimum avant la date de l’événement. Un récépissé d’autorisation vous sera adressé en retour. 
• Pour les loteries formulaire de demande à télécharger, 
• Les lâchers de ballons ou lanternes célestes (ou Thaïlandaises) doivent faire l’objet d’une autorisation préfectorale avec avis au préalable du Maire, télécharger le formulaire.